Se você ainda não sabe como assinar digitalmente um PDF, chegou no sítio certo! A assinatura digital (juridicamente válida) já é possível em arquivos PDF, e a boa notícia é que você pode até assinar PDFs em editores online gratuitos.
Neste pequeno guia, você vai aprender:
- O que são assinaturas digitais;
- Como funcionam em leitores de PDF;
- Como assinar PDFs online com segurança.
Seja por motivos profissionais, para assinar contratos remotamente ou apenas para validar documentos importantes, a assinatura digital em PDF é um recurso prático que pode beneficiar todos os tipos de pessoas.
O que são assinaturas digitais e por que são importantes?
As assinaturas digitais são assinaturas que podem ser adicionadas a documentos remotamente (por exemplo, através da Internet) sem perder validade jurídica.
Um documento assinado com assinatura digital é tão válido perante a lei quanto um documento assinado manualmente.
Assim, as assinaturas digitais são importantes porque permitem que as pessoas assinem documentos com mais facilidade e conveniência.
Assinar documentos remotamente é benéfico para todos, mas pode ser crucialmente importante para, por exemplo, pessoas com dificuldades motoras, problemas médicos ou qualquer tipo de incapacidade que as impeça de sair de casa.
Diferença entre assinaturas digitais e eletrônicas
Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica, com a exceção de ter sido validada por algum tipo de mecanismo oficial (vamos aprender mais sobre estes mecanismos já a seguir).
Por outras palavras, “assinatura eletrônica” é o nome dado a todas as assinaturas feitas digitalmente, enquanto “assinatura digital” refere-se apenas a assinaturas eletrônicas com validade jurídica.
Validade legal das assinaturas digitais
De onde vem a validade legal das assinaturas digitais? Ora, depende do local do mundo em que você se encontra e das leis vigentes associadas; em alguns países, ainda não é possível validar localmente assinaturas digitais, por exemplo.
Geralmente, a validade legal das assinaturas digitais é providenciada por uma instituição ou legislação específica. No Brasil, a validação fica à responsabilidade da ICP-Brasil e só pode ser desempenhada por certificadores autorizados pelo próprio ICP.
Na Europa, a validade tem origem na regulação eIDAS, que decreta que uma assinatura digital só tem a mesma validade de uma assinatura manual caso tenha sido certificada por prestadores de confiança.
Estes prestadores de confiança têm a função de prestar serviços como encriptação ou vinculação pessoal, sendo responsáveis pela criação dos mecanismos técnicos que permitem separar uma assinatura digital válida de uma mera assinatura eletrônica.
Contudo, nem sempre: nos Estados Unidos, por exemplo, as assinaturas digitais não têm que ser modificadas para ter validade desde que seja possível provar a autenticidade do documento assinado (Lei ESIGN).
Como funciona a assinatura digital em leitores de PDF?
Acabou de receber um documento PDF do Governo (por exemplo) e este inclui uma assinatura digital válida. Mas o que torna essa assinatura juridicamente legítima? Vamos descobrir!
Processo de assinatura digital em PDFs
Assinar digitalmente um PDF não consiste apenas em “desenhar” uma assinatura e baixar o arquivo. Se assim fosse, você até poderia assinar arquivos PDF no MS Paint sem perder validade jurídica!
Aquilo que torna uma assinatura em PDF oficial é a utilização de mecanismos específicos de validação, como certificados digitais ou, no caso de muitos editores de PDF online, sistemas de criptografia assimétrica.
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Componentes necessários para assinar digitalmente um PDF
Estes são três dos componentes obrigatórios mais comuns para assinar PDFs online:
- Chaves Privadas: Muito comuns em serviços do Governo e normalmente vinculadas a documentos pessoais como a Carteira de Identidade Nacional com recurso a chaves físicas;
- Software de leitura: Obrigatórios para validar Chaves Privadas ou outras assinaturas digitais que utilizem um meio de autenticação físico (como, por exemplo, o passaporte);
- Certificados digitais: Fornecidos por certificadores autorizados locais e internacionais (por exemplo, os certificadores do ICP-Brasil).
Passo a passo para assinar documentos online usando leitores de PDF
A validação de assinaturas digitais parece ser um assunto muito sério; como é então possível assinar documentos PDF com validade jurídica em leitores de PDF gratuitos?
O método mais comum, utilizado também por programas pagos, passa por associar a assinatura a um conjunto de dados criptográficos que a vincula a um único usuário. Ou seja: a assinatura contém informações não alteráveis que permitem perceber a quem ela pertence.
Mas não se preocupe: você não precisa de perceber criptografia para assinar PDFs digitalmente fácil, rápida e gratuitamente. Basta seguir nossos três passos simples:
1. Escolher a ferramenta de assinatura digital
Comece por escolher uma ferramenta de edição PDF que tenha funcionalidades de assinatura digital. O Lumin é um ótimo exemplo de um bom leitor gratuito com uma opção para assinar PDF online.
2. Inserir a sua assinatura digital em PDF
Quer inserir a sua assinatura num PDF? Utilizamos o Lumin para fins exemplificativos, mas o processo é semelhante na maioria dos editores online:
- Carregue o arquivo PDF que precisa ser assinado;
- Aguarde até ser direcionado à página de edição de PDF;
- Carregue em “Assinar com segurança” (canto superior direito da tela) para abrir o Lumin Sign;
- Indique o endereço de email do(s) assinador(es) e da(s) pessoa(s) que devem visualizar a assinatura;
- Defina a data em que o documento vai ser assinado;
- Escolha quem assina primeiro e utilize as opções na tela para inserir a assinatura no documento (pode, por exemplo, definir se quer usar uma assinatura completa ou apenas as iniciais);
- Reveja todas as informações e confirme a finalização do processo.
3. Validar a assinatura digital no documento PDF
Geralmente, você não precisa fazer nenhum esforço adicional para validar a sua assinatura. Para efeitos de verificação, você pode utilizar recursos como o Validador de Assinaturas do ITI Brasil.
Melhores práticas de segurança ao assinar PDF online
Agora que sabe como assinar PDF online (e como as assinaturas digitais funcionam), fique com algumas dicas de segurança.
Proteja seu certificado digital
É a dica mais simples, mas mais importante: a sua assinatura digital é única, mas pode ser usada para vários fins criminosos caso caia nas mãos erradas…
Assim, proteja sempre a sua assinatura, garantindo que apenas você tem acesso a ela.
Verifique a autenticidade do documento
Antes de associar a sua assinatura digital a qualquer arquivo PDF, verifique se o documento é autêntico e legítimo.
Você não assinaria um documento manualmente sem primeiro ler tudo, certo? A mesma regra aplica-se às assinaturas digitais.
Use conexões seguras para assinaturas online
Para evitar problemas, evite conexões sem proteção como redes Wi-Fi públicas para assinar PDFs online.
Ao utilizar um editor de PDF online para assinar documentos, verifique sempre se o site inclui um protocolo SSL ou TLS.
Resumindo:
- As assinaturas digitais oferecem a mesma legitimidade jurídica das assinaturas manuais tradicionais;
- Esta legitimidade é possível graças a sistemas de certificação oficial e encriptação que estão incluídos nos melhores leitores de PDF online;
- Com estes leitores, o processo de assinar PDF online é não só rápido, como extremamente intuitivo;
- Mesmo assim, é essencial seguir práticas de segurança básicas para proteger a segurança e privacidade das suas assinaturas e arquivos PDF assinados.
